¿Cómo elaborar un presupuesto anual correctamente?
El éxito empresarial depende del conjunto de
diversos factores, y a pesar de que algunos se encuentren fuera del control,
hay otros que se pueden gestionar de manera que se pueda tener un plan
preventivo y, sobre todo, se impulse el crecimiento de la empresa. De ahí,
surge la importancia de crear un presupuesto anual.
La importancia de las proyecciones financieras son
un punto clave para planificar los presupuestos. Es tal la importancia de este
factor, que el no hacerlo correctamente es una de las causas más frecuentes de
fracaso para las empresas.
Por ello, es importante saber en que consiste un
presupuesto anual, y sobre todo, como realizarlo de manera que sea útil para el
desarrollo del negocio.
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¿Qué es un presupuesto anual?
Se trata de la cantidad de recursos necesarios para
que un negocio se mantenga en operación. Aquí se tiene que incluir la situación
actual de la empresa, cuales son los objetivos y que estrategias se
implementarán para conseguirlos. Así mismo, se debe incluir el presupuesto de
ingresos y gastos desglosado.
Es una herramienta de planificación y control muy
utilizada por las empresas, sin importar el tamaño, ya que expresa en términos
económicos y financieros la situación de la empresa, así como los recursos
disponibles para alcanzar las metas proyectadas.
La importancia de la planificación
del presupuesto
El presupuesto es fundamental para la toma de
decisiones, la que es una especie de radiografía sobre la situación de la
empresa en años anteriores, con lo cual se puede realizar una proyección sobre
los posibles escenarios futuros. Con ello, se puede asignar las partidas
presupuestarias necesarias, determinando que cantidad el recurso se designa
para cada una de ellas.
Además, facilita la detección de tendencias y
patrones del comportamiento ante determinados eventos o en momentos concretos.
No existe una formula universal para realizar el
presupuesto anual de una empresa, ya que esto depende de diversos factores como
giro de la empresa, tamaño, tiempo en el mercado, entre otros.
Sin embargo, si existen elementos que se deben
considerar para poder desarrollarlo. Sin embargo, elaborar un presupuesto anual
no tiene que ser una gran complicación. Con asesoría y siguiendo los pasos
adecuados se convierte en una labor simple, con información que te permitirá
crear proyecciones y, sobre todo, alcanzar las metas en pro de la empresa.
Guía para elaborar un presupuesto
A continuación, te dejamos algunas recomendaciones
para crear el un presupuesto:
Define metas concretas: A diferencia de los objetivos organizacionales, que
suelen ser a largo plazo, se deben analizar cuales son las metas que se desean
alcanzar en los siguientes 12 meses. Para ello, es importante establecer
objetivos SMART (Por sus siglas en inglés)
Específicos (Specific).
Medibles (Measurable).
Alcanzables (Attainable).
Relevantes (Relevant).
Acotados a un período determinado (Timely).
Proyección de las ventas: Es una herramienta estratégica para la creación
del presupuesto, así como para los planes de crecimiento de está. Implica saber
cual es el promedio de ingresos y egresos de un periodo concreto, para no
realizar especulaciones con los recursos.
Considera costos:
En este punto, es importante identificar los costos fijos y variables,
determinar si alguno se puede recortar, y reconocer cuáles tienen relación
directa con la generación de ingresos, por ejemplo, los costos de producción,
adquisición de materia prima, elaboración y nóminas de los empleados.
Mantén la contabilidad al día: Es importante mantener el orden en tus libros
contables. Esto permitirá conocer los activos y pasivos de tu empresa, así como
monitorear el cumplimiento del presupuesto en cualquier momento y poder
realizar ajustes en caso de que sea necesario.
Revisa el presupuesto: El presupuesto anual no es una herramienta
estricta e inflexible, sino que se puede modificar de acuerdo con las
necesidades que surjan. Es por ello por lo que revisar periódicamente los
ingresos y egresos permiten realizar ajustes cuando se necesite. También
permitirá detectar desviación de los recursos.
Datos macroeconómicos: Considera que la empresa depende de un entorno
donde fluyen sus fuentes de ingresos. Existen factores que pueden afectar el
costo de la materia prima, insumos o distribución, por ejemplo. Si estos no se
tienen en cuenta, los presupuestos pueden tener importantes desviaciones.
Recuerda no dejar la elaboración del presupuesto
para última hora. Regularmente, de octubre a noviembre es un gran periodo para
trabajar en la elaboración de la estrategia.
Fondo de
emergencia
Hace
algunos años, nadie se habría imaginado el impacto que una pandemia tendría en
el mundo. Sin embargo, El Covid 19 nos dio otra perspectiva sobre los
imprevistos que pueden presentarse y afectar seriamente a los negocios.
Por
ello, siempre debe considerarse una partida que permita hacer frente a este
tipo de contingencias, ya que contar con un fondo de emergencias puede marcar
una enorme diferencia ante una situación no previsible al no tener que recurrir
a préstamos bancarios, créditos, recortes de personal o cierre temporal o
permanente.
Es
importante recalcar que este dinero no debe gastarse a menos que sea
estrictamente necesario, por ejemplo, desastres naturales, robos, o situaciones
que amenacen a la operatividad de la compañía.
Para
determinar el monto que debe reservarse para esta partida, hay que considerar
varios factores:
· Debe cubrir la operatividad mínima de tres meses y
máximo de seis.
· Incorporar salarios, utilidades y otros compromisos
labores que tengas con el personal.
· Establecer un pequeño flujo de caja para que entre
constantemente al fondo de emergencia.
· El presupuesto por el que se regirá tu empresa en
los próximos meses debes visualizarlo como un programa económico a corto plazo
y un recurso de planeación a futuro.
Una
herramienta para cumplir los objetivos.
Ahora
que conocemos la importancia y los puntos clave para elaborarlo, es importante
no olvidar que el objetivo primario del presupuesto anual: Es una herramienta
diseñada para alcanzar una meta establecida.
Este
objetivo debe ir encaminado al crecimiento de la empresa, incremento de ventas,
expansión de la marca, adquisición de tecnología, entre otras, a fin de que
favorezca a la compañía.