¿Qué gastos se pueden cubrir con la caja chica?
La caja chica es un fondo que utilizan las empresas
para cubrir algunos gastos menores y en situaciones de emergencia. En otras
palabras, estos gastos no están considerados dentro del presupuesto anual de la
compañía, por lo tanto, se considera un gasto extraordinario.
Comprar artículos de oficina, parar tarifas de
estacionamiento, costos de transporte, comidas o reparaciones imprevistas son
parte de los gastos que cubre la caja chica. Pero ¿Cuáles son las
características de la caja chica? Es importante conocer cuales son los gastos
que se pueden cubrir, y que características deben cubrir.
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¿Qué es la caja chica?
Cada empresa realiza un presupuesto anual, de
acuerdo con sus actividades y proyecciones. Estos presupuestos son generados
para cubrir los gastos de insumos, materias primas y para cubrir las
necesidades de las diversas áreas y actividades.
Sin embargo, hay gastos que se generan de manera
inesperada, o que no se consideran dentro de un presupuesto. La caja chica
surge de la necesidad de cubrir estos gastos, que se trata de una pequeña
cantidad de dinero en efectivo que las empresas tienen disponible para los
gastos moderados que surgen de manera imprevista. Por ello, muchas empresas
designan una caja chica, ya sea por área, encargado o equipo. Esto depende de
las necesidades y tamaño de la empresa.
¿Qué gastos se pueden cubrir con
la caja chica?
Por más pequeños que sean los gastos, llevar una
caja chica permite tener un mayor control diario y, así, evitar cualquier tipo
de fraude relacionado a las fugas de dinero. Generalmente, esto no requiere una
aprobación de directivos para utilizar estos fondos. Sin embargo, los gastos
cubiertos deben ser justificados, por lo cuál se debe contar con cada
comprobante de pago.
Entre los gastos más frecuentes que se cubren con
esta caja chica, se encuentran los siguientes:
Viajes y comida: Cuando
un empleado realiza un viaje por motivos laborales, gastos de traslado,
hospedaje y comidas.
Movilidad:
Se utiliza para cubrir el traslado de los empleados para cumplir sus
actividades dentro de la compañía.
Material de oficina: Se pueden utilizar para adquirir material de
papelería u oficina de manera inmediata.
Botiquín:
Ante alguna emergencia o necesidad de adquirir medicamento o material especial.
Reparaciones:
Para arreglar algún desperfecto, ya sea en una máquina o en un artefacto de oficina,
pueden utilizarse los fondos de la caja chica.
Artículos de limpieza: En su mayoría se encuentran considerados dentro del
presupuesto. Sin embargo, puede que surja una emergencia y se necesite adquirir
algún producto de limpieza.
Suministros cotidianos: Por ejemplo, Agua purificada, café, Azúcar y otros
insumos que se requieran.
De esta manera, es importante que se lleve una
buena administración. El dinero se utiliza para estos gastos repentinos, se
justifica su uso y posteriormente se solicita el reembolso al área de
contabilidad y finanzas, de manera que el dinero siga estando disponible para
otros gastos de este tipo.
Recomendaciones para llevar una
caja chica
Es importante que se guarde cada uno de los
comprobantes de la adquisición de un bien o servicio para llevar el control
adecuado. Por ello, se debe elegir cuidadosamente al responsable directo que
gestionará la caja, así como de aprobar o rechazar las peticiones.
También es importante que se genere una política de
control de gastos para la caja chica, en la cual se especifique que tipo de
gastos se pueden cubrir, que tipo de comprobantes son aceptados, como se pueden
registrar los gastos, entre otros.
Todos los desembolsos son importantes, incluso los
más pequeños, aquellos que se cubren con la caja chica, por lo cual un correcto
control sobre ellos evitará que se generen desfalcos o gastos que no puedan ser
comprobados.
Otro criterio importante, es definir la cantidad de
efectivo que tendrá la caja chica. Es decir, se debe tomar en cuenta el área, y
el tipo de gastos que se podrían cubrir.
La
importancia de la Caja chica
El
óptimo manejo de caja chica requiere pedir siempre un recibo y anotar las
cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea
el monto.
El
importe de esta caja chica, además, es renovable cada cierto tiempo,
manteniéndose un monto mínimo fijado por la organización.
Existe
el mito de que tener caja chica representa solo gastos en la empresa y esto es
incorrecto, ya que en toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que
requieren ser contabilizados y controlados para tomarlos en cuenta a la hora de
declarar los impuestos fiscales, hay que recordar que este tipo de gastos
también son aceptados por el fisco y pueden salir de las cuentas de la empresa,
en lugar de cuentas personales.